Arbeit, die von allein weiterläuft.
In jedem Betrieb gibt es Handgriffe, die sich jeden Tag wiederholen: Mails sichten und weiterleiten, Belege umbenennen und ablegen, Fristen im Kalender nachhalten, Zahlen aus einem System in das nächste tippen. Das lässt sich übergeben. Wir nehmen den Ablauf auf, prüfen zuerst, ob ein fertiges Werkzeug ihn schon abdeckt, und bauen nur den Teil, der tatsächlich fehlt.
Die Arbeit fällt nicht auf, weil sie verteilt ist.
Zehn Minuten Posteingang, fünf Minuten Belege sortieren, zwischendurch eine Frist notieren. Einzeln ist nichts davon ein Thema, zusammen ist es ein halber Arbeitstag pro Woche. Und weil es Routine ist, macht es die Person, die gerade Zeit hat, jedes Mal etwas anders. Fällt sie aus, fällt der Ablauf mit aus.
Ein festgelegter Ablauf, der auch ohne Sie läuft.
Wir schreiben den Ablauf zuerst auf, so wie er heute wirklich funktioniert. Dann automatisieren wir die Schritte, die immer gleich sind, und lassen die Stellen bei Ihnen, an denen entschieden wird. Was passiert, bleibt nachvollziehbar: Sie sehen, was der Ablauf getan hat, und können jederzeit eingreifen.
Wobei es sich meistens lohnt …
- 01Posteingang: eingehende Mails werden gesichtet, dem richtigen Vorgang zugeordnet und der zuständigen Person vorgelegt. Die Antwort schreiben weiterhin Sie.
- 02Belege und Rechnungen: Anhänge werden erkannt, einheitlich benannt, im richtigen Ordner abgelegt und an die Buchhaltung weitergegeben.
- 03Fristen und Termine: aus Laufzeiten und Kündigungsfristen wird der späteste Termin berechnet, und es erinnert jemand, bevor er verstreicht.
- 04Wiederkehrende Berichte: der Stand aus mehreren Quellen landet einmal pro Woche als fertige Übersicht im Postfach, statt am Freitag zusammengesucht zu werden.
- 05Systeme verbinden: Daten, die heute von Hand aus einem Programm in ein anderes übertragen werden, wandern über eine Schnittstelle.
- 06Textarbeit mit KI: Entwürfe für Angebotstexte, Zusammenfassungen langer Dokumente, Antwortvorschläge für Standardfragen. Freigegeben wird von Hand.
Zuerst gebaut haben wir es für uns.
Unser eigenes Postfach wird alle 30 Minuten automatisch gesichtet: jede neue Mail wird einer von drei Arten zugeordnet, für eine Website-Anfrage werden Kundenordner und erste Entwürfe vorbereitet, Angebotsunterlagen werden doppelt abgelegt, damit sie auch vom Handy erreichbar sind, und montags um halb neun liegt ein Rückblick auf die vergangene Woche im Postfach. Selbständig verschickt wird nur, wofür wir die Regel vorher festgelegt haben, etwa die Eingangsbestätigung. Alles, wofür es eine Abwägung braucht, legt der Ablauf vor, und wir entscheiden.
Deshalb können wir auch sagen, wo es unangenehm wird: Automatisierung macht Lücken sichtbar, die vorher jemand im Kopf ausgeglichen hat. Wenn ein Vorgang bisher nur deshalb funktionierte, weil eine erfahrene Person ihn nebenbei geradegezogen hat, dann fällt das im ersten Durchlauf auf. Das ist unbequem und der eigentliche Gewinn.
Was wir nicht tun.
Beim Thema KI wird viel versprochen. Diese vier Grenzen gelten bei uns in jedem Projekt.
- Erst prüfen, dann bauen. Vor jeder Eigenentwicklung sehen wir nach, ob ein fertiges Produkt die Anforderung erfüllt. Tut es das, empfehlen wir es, auch wenn wir dabei weniger verdienen.
- Keine Entscheidungen ohne Menschen. Ein Ablauf sortiert, berechnet, erinnert und legt vor. Was er selbständig verschicken darf, legen Sie vorher fest, Fall für Fall.
- Keine Kontrolle von Mitarbeitenden. Wir bauen keine Auswertung, die Leistung einzelner Personen messbar macht. Wo ein Betriebsrat zu beteiligen ist, sagen wir das vorher.
- Keine Daten in Systeme, die wir nicht erklären können. Bevor Betriebsdaten durch einen KI-Dienst laufen, steht fest, welcher Anbieter das ist, wo er verarbeitet und was im Auftragsverarbeitungsvertrag steht. Vieles läuft auch lokal.
Wie wir anfangen.
Wir fangen klein an, mit einem einzigen Ablauf. Erst wenn der im Alltag trägt, kommt der nächste dazu.
Ablauf aufnehmen
Ein kostenloses Gespräch, in dem Sie zeigen, wie der Vorgang heute läuft. Wir schreiben ihn mit und markieren die Schritte, die sich nie unterscheiden.
Vorschlag mit Festpreis
Sie bekommen schriftlich, was automatisiert würde, was bei Ihnen bleibt, was es kostet und welche fremden Kosten dazukommen. Erst wenn Sie zustimmen, fangen wir an.
Einführen und begleiten
Wir richten ein, lassen den Ablauf eine Zeit lang parallel zur Handarbeit mitlaufen und vergleichen. Danach übernehmen Sie, mit Einweisung und einer Beschreibung, was im Störungsfall zu tun ist.
Was es kostet.
Das erste Gespräch kostet nichts. Danach bekommen Sie einen Festpreis für genau den Ablauf, über den wir gesprochen haben. Vorher nennen wir keinen, weil wir Ihre Programme erst kennen müssen. Ein Preis ins Blaue wäre entweder zu hoch oder später nicht zu halten.
Einfacher Ablauf ab 390 € netto, einmalig.
- Ablauf aufnehmen
- Gespräch, in dem Sie zeigen, wie es heute läuft. Danach schriftlicher Vorschlag mit Festpreis.
- kostenlos
- Einfacher Ablauf
- Ein Programm ist beteiligt, zum Beispiel Belege aus dem Postfach erkennen, benennen und an die Buchhaltung weitergeben.
- 390 bis 590 €
- Ablauf mit Schnittstelle
- Zwei Programme werden verbunden, damit Daten nicht mehr von Hand übertragen werden.
- ab 790 €
- Betrieb
- Wir behalten den Ablauf im Blick, beheben kleine Störungen bis etwa 30 Minuten im Monat und passen ihn an, wenn sich ein beteiligtes Programm ändert.
- 19 € im Monat
je Ablauf
Alle Preise netto. Ohne Betrieb rechnen wir Reparaturen und größere Änderungen einzeln ab, mit 100 € je Stunde. Das sagen wir im Angebot ausdrücklich dazu, denn Programme anderer Hersteller ändern sich früher oder später. Fremdkosten, etwa für Lizenzen, zahlen Sie direkt beim Anbieter.
Welcher Handgriff nervt Sie am meisten?
Schildern Sie uns einen einzigen wiederkehrenden Vorgang. Wir sagen Ihnen, ob sich das automatisieren lohnt, und wenn nicht, warum nicht.