2DMS · Dokumentenmanagement

Papierchaos neu gedacht.

2DMS ist unser Dokumentenmanagement: alles digital und revisionssicher geordnet, für ein Unternehmen oder gleich mehrere. In Sekunden wiedergefunden. GoBD- und DATEV-fähig, betrieben als Multi-Mandanten-Umgebung in einem deutschen Rechenzentrum, DSGVO-konform und ausfallsicher.

Einblick

So sieht 2DMS aus.

Zentrale Dokumentenliste mit Volltextsuche, Dokumentklassen, Status und Aufbewahrungsfristen, alles auf einen Blick. Jeder Beleg ist auffindbar. Dabei sieht jede Person nur die Funktionen und Bereiche, für die sie freigegeben ist.

2DMS-Oberfläche: Dokumentenliste mit Volltextsuche, Dokumentklassen, Status und Aufbewahrungsfristen.

Vom Eingang bis zur Buchung, inklusive E-Rechnung.

Jeder Beleg mit klarem Status-Workflow, DATEV-Kontierung und automatischer Erkennung von E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung). Beleg und Vorschau immer nebeneinander.

2DMS-Beleg im Detail: Status-Workflow, DATEV-Kontierung (SKR03), E-Rechnungs-Erkennung und Dokumentvorschau.
Beleg-Detailansicht mit Kontierung, E-Rechnung und Vorschau. Beispieldaten.
Das Problem

Dokumente liegen überall und nirgends.

Papierordner, E-Mail-Anhänge, verstreute Ordner auf dem Server: Wichtige Unterlagen zu finden kostet Zeit und Nerven, Aufbewahrungsfristen sind schwer im Blick, und bei Urlaub oder Krankheit weiß niemand, wo etwas liegt.

Unsere Lösung

Ein Ort, klar strukturiert und durchsuchbar.

Zentral abgelegt, sinnvoll verschlagwortet und in Volltext durchsuchbar. Freigabe-Workflows, Fristen und Audit-Log inklusive; auf Wunsch übernimmt eine automatische Erkennung das Einsortieren. Betrieben als sichere Multi-Mandanten-Umgebung in einem deutschen Rechenzentrum: DSGVO-konform, mit Backups und strikt getrennten Mandanten.

Multi-Mandanten

Beliebig viele Unternehmen in einem System.

Ob eine Firma oder eine ganze Gruppe: In einem Mandanten verwalten Sie beliebig viele Unternehmen, jedes sauber getrennt. Ein Klick wechselt den Kontext, eine Suche findet alles.

  • Gruppenmandant-Modell. Mehrere Firmen unter einem Dach, strikt voneinander getrennt.
  • Schneller Umschalter mit Suche. Zwischen Unternehmen springen ohne Menü-Klickerei.
  • Firmenübergreifende Freigaben. Aufgaben und Freigaben mehrerer Firmen in einer Sicht.
  • Zentral betrieben senkt die Kosten. Geteilte Infrastruktur statt Insellösung je Firma.
  • Deutsches Rechenzentrum. DSGVO-konform gehostet, mit Backups und Georedundanz.
Firmen-Verwaltung in 2DMS: mehrere Unternehmen als Container innerhalb eines Mandanten (Gruppenmandant-Modell).
Mehrere Firmen in einem Mandanten, mit eigener DATEV-Konfiguration je Firma.
Funktionen

Alles drin, was ein Betrieb wirklich braucht.

Volltextsuche

Dokumente nach Inhalt, Titel und Schlagworten in Sekunden finden.

Rechnungseingang & Workflows

Belege erfassen, prüfen und über klare Freigabe-Workflows freigeben.

DATEV-Export & Kontierung

Buchungsdaten sauber an die Steuerberatung übergeben (SKR03/04).

SEPA-Überweisung

Zahlungen direkt aus geprüften Belegen anstoßen.

Geschäftspartner-Stammdaten

Kunden und Lieferanten zentral pflegen, je Unternehmen getrennt.

Fristen & Verträge

Verträge mit Fristen, Wiedervorlagen und Eskalation im Blick.

Virtuelle Stempel (GoBD)

„Geprüft" und „Bezahlt" als Annotation, ohne das Original zu verändern.

Dokumente verknüpfen

Lieferschein an Rechnung, Vertrag an Nachtrag: Zusammenhänge auf einen Blick.

Revisionssicher & Audit-Log

Jede Änderung nachvollziehbar protokolliert, GoBD-konform.

Außerdem: Kommentare mit @-Erwähnung, E-Mail-Inbox & Massenimport, Zwei-Faktor-Login, konfigurierbarer Aktenplan, automatische Firmenzuordnung u. v. m.

Firma-Übersicht in 2DMS: Kennzahlen zu Belegen und Freigaben sowie Stammdaten mit DATEV-Einstellungen.
Firma-Übersicht mit Kennzahlen, Stammdaten und DATEV-Einstellungen.

Direkt mit der Buchhaltung verzahnt.

Vom Beleg bis zur Buchung ohne Medienbruch, inklusive Kennzahlen, die zeigen, wo etwas liegt.

  • Kennzahlen im Blick. Belege, offene Rechnungen und laufende Freigaben je Firma.
  • DATEV je Firma. Beraternummer, Mandantennummer und Wirtschaftsjahr sauber hinterlegt.
  • Zahlungen am Beleg. SEPA-Überweisung und Zahlungsstatus direkt gesteuert.

Leistung wie die Großen, ohne Enterprise-Preis.

Ein GoBD- und DATEV-fähiges Dokumentenmanagement muss nicht teuer sein. Wir positionieren uns bewusst unter DocuWare und ELO, weil ein sinnvoll konfiguriertes System mit effizienten Workflows den vollen Funktionsumfang liefert, ohne den Preis der großen Anbieter.

  • Für kleine und mittlere Betriebe gemacht. Nicht für Konzern-Budgets.
  • Faires, planbares Modell. Nutzungsgerecht abgerechnet, Module nach Bedarf, ohne versteckte Kosten.
  • Zentral betrieben. Geteilte Infrastruktur senkt die Kosten je Unternehmen.
  • Keine Enterprise-Aufschläge für Funktionen, die Sie nie nutzen.

Passt besonders gut für …

  • 01Büros & Verwaltung: die viel mit Rechnungen, Verträgen und Belegen arbeiten.
  • 02Unternehmensgruppen: mehrere Firmen zentral verwalten, sauber getrennt.
  • 03Handwerk & Dienstleistung: die Angebote, Aufträge und Nachweise sauber archivieren wollen.
  • 04Teams im Wandel: die vom Papier- oder Insel-Chaos zu einer geordneten Ablage wechseln.
// nächster schritt

Schluss mit dem Dokumenten-Chaos.

Wir schauen uns Ihre heutige Ablage an und schlagen einen schlanken Weg vor, für ein Unternehmen oder Ihre ganze Gruppe.

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