Ihre Abläufe – prüfungssicher dokumentiert.
Wer digital bucht, scannt oder archiviert, braucht nach GoBD eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation. Wir erstellen sie passend zu Ihren Abläufen: verständlich geschrieben, prüfungssicher aufgebaut und als fertiges PDF übergeben.
Ohne Dokumentation wird die Betriebsprüfung zum Risiko.
Bei digitaler Buchführung, DMS oder ersetzendem Scannen verlangt das Finanzamt nach GoBD eine nachvollziehbare Beschreibung Ihrer Abläufe. Fehlt sie oder ist sie lückenhaft, drohen Beanstandungen in der Prüfung, im schlimmsten Fall bis zur Verwerfung der Buchführung.
Klar, verständlich, prüfungssicher.
Wir dokumentieren Ihre Abläufe strukturiert: Belegfluss, Erfassung, DMS und Archivierung, Zugriffe und Kontrollen. Das Ergebnis ist eine Verfahrensdokumentation, die im Prüfungsfall standhält und die Sie mit wenig Aufwand aktuell halten.
In vier Schritten zur fertigen Dokumentation.
Terminabstimmung
Wir stimmen einen Termin ab, bequem per Microsoft Teams oder auf Wunsch bei Ihnen vor Ort.
Prozesse durchleuchten
Gemeinsam mit Geschäftsführung und den verantwortlichen Mitarbeitenden nehmen wir Ihre buchhalterischen Abläufe auf, vom Belegeingang bis zur Archivierung.
Dokumentieren
Wir überführen die Prozesse mit allen relevanten Daten und Unterlagen in eine strukturierte, GoBD-konforme Verfahrensdokumentation.
Übergabe als PDF
Sie erhalten die fertige Dokumentation als PDF, prüfungssicher und sofort einsetzbar. In der Regel rund zwei Wochen ab dem Termin.
Auf Wunsch übernehmen wir die laufende Pflege, damit die Dokumentation bei Prozessänderungen aktuell bleibt.
Vollständig nach GoBD-Struktur.
Eine belastbare Verfahrensdokumentation besteht aus vier Teilen. Wir liefern alle vier, zugeschnitten auf Ihren Betrieb.
Allgemeine Beschreibung
Überblick über Ihr Unternehmen, die eingesetzten Systeme und den Zweck der Dokumentation.
Anwenderdokumentation
Wer macht was, womit und wann: die tatsächlichen Abläufe von der Belegerfassung bis zur Freigabe.
Technische Systemdokumentation
Welche Software und Schnittstellen im Einsatz sind und wie die Daten durch die Systeme fließen.
Betriebsdokumentation
Betrieb, Zugriffsrechte, Datensicherung und das interne Kontrollsystem (IKS).
Sicherheit statt Bauchgefühl.
- Prüfungssicher. Erfüllt die GoBD-Anforderung an eine nachvollziehbare Dokumentation.
- Klarheit über Abläufe. Wer macht was, womit und wann: schwarz auf weiß.
- Weniger Risiko. Beanstandungen in der Betriebsprüfung vorbeugen.
- Passt zu 2DMS. Ideal in Kombination mit digitaler Ablage und ersetzendem Scannen.
- Pflegeleicht. So aufgebaut, dass Änderungen sich leicht nachtragen lassen.
Besonders wichtig für …
- 01Digitale Buchführung: Betriebe, die Belege digital erfassen und verarbeiten.
- 02Ersetzendes Scannen: wo Papieroriginale nach dem Scan vernichtet werden.
- 03DMS-Nutzer: die ihre Ablage sauber und prüfungssicher dokumentiert haben wollen.
Perfekt kombiniert mit 2DMS.
Wer Belege ersetzend scannt, also Papieroriginale nach dem Scannen vernichtet, braucht dafür zwingend eine Verfahrensdokumentation. Mit unserem Dokumentenmanagement 2DMS und der passenden Dokumentation kommt beides von uns, sauber aufeinander abgestimmt.
2DMS + Verfahrensdokumentation: digital ablegen, revisionssicher scannen und prüfungssicher dokumentieren.
2DMS ansehen →Fair und planbar, kein Beraterhaus-Tarif.
Eine Verfahrensdokumentation muss nicht teuer sein. Wir arbeiten mit fairen Festpreisen, die sich nach Größe und Komplexität Ihrer Prozesse richten. Vorab transparent und deutlich unter klassischen Beratungshäusern.
- Fester Preis, vorab klar. Sie wissen von Anfang an, woran Sie sind. Keine bösen Überraschungen.
- Nach Aufwand gestaffelt. Kleine Betriebe zahlen weniger als komplexe Unternehmensgruppen.
- Laufende Pflege optional. Als planbares Update-Paket, wenn sich Ihre Prozesse ändern.
- Für KMU gemacht. Nicht für Konzern-Budgets.
Häufige Fragen.
Wie lange dauert die Erstellung?
In der Regel rund zwei Wochen ab dem gemeinsamen Termin, abhängig von Größe und Komplexität Ihrer Prozesse.
Per Teams oder vor Ort?
Die Prozessaufnahme machen wir bequem per Microsoft Teams. Auf Wunsch kommen wir zu Ihnen vor Ort.
Brauche ich eine, wenn ich Belege ersetzend scanne?
Ja. Für das belegersetzende Scannen (Vernichtung der Papieroriginale nach dem Scan) ist eine Verfahrensdokumentation verpflichtend.
Ersetzt das meinen Steuerberater?
Nein. Wir dokumentieren Ihre Abläufe; die steuerliche Würdigung bleibt bei Ihrem Steuerberater, mit dem wir bei Bedarf gern zusammenarbeiten.
Was passiert, wenn sich unsere Prozesse ändern?
Dann sollte die Dokumentation aktualisiert werden. Auf Wunsch übernehmen wir die laufende Pflege, damit sie immer aktuell bleibt.
In welchem Format bekomme ich sie?
Als fertiges PDF, prüfungssicher und sofort einsetzbar.
Sind Ihre Abläufe prüfungssicher dokumentiert?
Wir stimmen einen Termin ab, durchleuchten Ihre Prozesse und liefern die passende Verfahrensdokumentation.